Wajib Ada! 9 Divisi Struktur Organisasi Perusahaan Percetakan

Apa yang Anda ketahui tentang industri percetakan? Bagaimana struktur atau divisi dalam perusahaan percetakan yang tepat? Dua pertanyaan tersebut harus dipahami bagi Anda jika ingin menjalani usaha percetakan. Percetakan adalah sebuah industri yang mencetak tulisan dan gambar secara massal. Percetakan sering kali dihubungkan dengan kata penerbitan, tetapi sebenarnya dua hal tersebut memiliki pengertian yang berbeda. Pada era digital ini, industri percetakan semakin berwarna dengan hadirnya mesin digital printing dan digital offset yang membuat harga sangat bersaing meskipun jumlah cetak sedikit.

Bisnis digital printing memang terdengar sangat menjanjikan dan menggiurkan. Di tahun 2020 industri percetakan digital printing diprediksi akan mengalami peningkatan  USD 47.2 Miliar. Ditambah lagi, di era digital 4.0 banyak sekali pengusaha di industri grafika berbenah diri untuk membangun sistem digital yang dapat mendongkrak penjualan perusahaan percetakan ini.

Struktur Organisasi Perusahaan Percetakan

Memiliki sebuah struktur organisasi dalam usaha digital printing sangat penting. Dengan jelasnya struktur, dan ditambah dengan kemampuan memimpin yang baik, akan menghasilkan sebuah kerja sama tim yang solid. Apa saja divisi dalam perusahaan percetakan untuk membangun sebuah tim yang solid?

1. Divisi Sales Marketing si “Ujung Tombak” Perusahaan

Sales adalah hal pertama yang harus dimiliki oleh pengusaha percetakan dikarenakan sales adalah ujung tombak sebuah perusahaan. Mencari seorang sales marketing yang handal dan tangguh cukup sulit untuk dilakukan. Hal ini terjadi dikarenakan banyaknya orang yang menganggap remeh atau rendah posisi sales marketing. Apapun usaha yang dijalankan, sebuah bisnis membutuhkan seorang sales marketing untuk menopang hidup sebuah perusahaan.

2. Divisi Internet Marketing, untuk Mempromosikan Jasa dan Cetakan melalui internet

Industri digital 4.0 memaksa pengusahan digital printing dan percetakan lainnya untuk berbenah diri untuk masuk dan mempromosikan jasa dan cetakan melalui internet. Oleh karena itu, sebuah perusahaan digital printing juga membutuhkan divisi untuk melakukan internet marketing seperti: pembuatan website, promosi melalui sosial media, melakukan Search Engine Marketing (SEM atau Ads Google) , menggunakan teknik On Page SEO dan teknik Off Page SEO, email marketing sampai dengan telemarketing untuk berkomunikasi dengan pelanggan setia.

3. Divisi Toko Retail yang Mengatur SOP Toko

Terdengar konvensional, akan tetapi toko dalam dunia percetakan sangat berperan penting dalam memberikan kontribusi omzet kepada perusahaan. Kasir, customer service, setter adalah orang-orang penting yang perlu dipersiapkan di dalam SOP kerja toko. Jangan lupa untuk melatih orang toko untuk ramah terhadap pelanggan. Seorang pelanggan yang senang akan servis toko memungkinkan untuk mereferensikan kepada orang lain (Word Of Mouth). Pastinya WOM atau Word of Mouth adalah sebuah promosi yang kuat dan signifikan.

4. Divisi Desainer Grafis untuk Membantu Klien dalam Mendesain!

Tidak semua pelanggan memiliki desain untuk kebutuhan promosinya. Seringkali klien datang dengan tidak membawa apa apa, mereka membutuhkan bantuan percetakan untuk mendesain image untuk kebutuhan cetaknya. Oleh karena itu, pengusaha percetakan sangat membutuhkan seorang desainer  grafis yang dapat mendesain dengan baik. Arahkan desainer untuk memberikan pelayanan yang baik kepada customer, hal-hal simpel seperti memberi salam saat datang dan pulang, berkata kata dengan sopan akan memberikan nilai tambah tersendiri.

5. Divisi Produksi yang Mengoperasikan Mesin Cetak 

Divisi produksi dalam percetakan adalah operator yang mengoperasikan mesin cetak (mesin digital printing dan  cetak offset). Pada percetakan konvensional, operator yang berpengalaman akan memberikan hasil cetak yang lebih baik dibandingkan dengan operator baru.

Digital Printing dan Digital Offset memiliki mekanisme yang lebih simple. Mesin Digital dapat mencetak langsung dari file yang diberikan oleh customer di USB. Operator yang baik tidak hanya bisa mengoperasikan mesin, akan tetapi juga harus memiliki skill pemeliharaan (maintenance) sehingga mesin cetak selalu siap untuk mencetak setiap harinya. 

6. Divisi Finishing Memastikan Produk Cetak Siap dikirim!

Hasil yang telah dicetak oleh operator harus melalui proses finishing menjadi sebuah produk cetak yang siap dikirim ke customer. Finishing menjadi penentu kualitas hasil cetak sebuah perusahaan percetakan. Mesin finishing seperti mesin potong, mesin lipat, mesin laminating, mesin pond adalah beberapa jenis mesin yang harus dimiliki untuk menopang kualitas hasil cetak. Namun pada beberapa percetakan, mereka memilih untuk menggunakan jasa outsourcing untuk proses finishing jika dinilai masih lebih irit dibandingkan dengan mempunyai mesin sendiri.

7. Divisi Delivery yang Mengirim Barang Percetakan

Setelah proses produksi berhasil dilalui, perusahaan digital printing dan offset printing membutuhkan armada untuk mengantarkan hasil cetak yang sudah jadi. Sebuah mobil box dan 2 motor cukup untuk menampung pengiriman percetakan kecil. Kebutuhan penambahan armada sesuai dengan omzet perusahaan.

8. Divisi Traffic yang Mengatur Alur Pekerjaan

Traffic adalah divisi penting yang harus dimiliki oleh bagian management percetakan. Traffic berfungsi mengatur lalu lintas pekerjaan yang sedang dikerjakan. Hal hal itu meliputi 

1. Pekerjaan yang urgent atau penting harus segera didahulukan
2. Status pekerjaan (Sudah pada proses apakah sebuah projek tersebut dikerjakan)
3. Jika ada pekerjaan yang menggunakan jasa outsourcing, maka diharuskan untuk mengupdate status pekerjaan
4. Pengaturan jadwal delivery.

Traffic berfungsi sebagai pemberian informasi terupdate untuk setiap pekerjaan, sehingga sales tidak perlu bertanya tanya ke bagian produksi dan finishing. Dan jika terjadi keterlambatan, sales bisa langsung melaporkannya ke atasan untuk melakukan problem solving ke klien. 

9. Divisi Finance dan Accounting 

Order yang dimulai oleh seorang sales, harus berakhir di bagian finance dan accounting. Setelah pekerjaan selesai seorang finance accounting harus dapat menagih kepada klien sehingga proses bisnis menjadi lengkap. Divisi ini dituntut untuk rapih dalam mendokumentasikan semua rekap pekerjaan seperti, SPK (Surat Perintah Kerja) yang berasal dari klien, tanda terima barang, tanda terima invoice, faktur penagihan, dan faktur pajak. Hal-hal ini menjadi pekerjaan yang penting sehingga tidak terjadi kesalahan dalam penagihan, atau tidak tertagih.

Semua divisi dalam perusahaan percetakan tersebut sangat diperlukan untuk kelancaran proses bisnisnya. Seorang pengusaha digital printing dan percetakan harus dapat mencari orang-orang yang tepat untuk bekerja di setiap divisi ini. Memang cukup sulit untuk mencari orang yang tepat dikarenakan sumber yang sangat terbatas. Namun dengan adanya beberapa situs web lowongan kerja dapat mempermudah untuk mencari kandidat yang tepat.